Tips & Tricks

Groupwise virker meget hurtigere hvis man ikke har 4000 mails liggende i sin øverste postkasse. Arkivér, slet eller flyt mails ned i andre mapper så du kan har højst et par hundrede i den øverste.

Hvis man markerer den øverste mappe "postkasse" vælger egenskaber, og fjerner hakket fra "vælg første ulæste element", går det også hurtigere at åbne sin indbakke.

Adressebogen "Hyppige kontakter" kan bruges til samle e-mail adresserne på alle ens kontakter. Du vælger selv om bogen skal opdateres med alle adresser du har sendt til og/eller dem der har sendt til dig. Den kan sorteres efter dato for sidste mail eller antallet af gange den har været benyttet. Åbn adressebogen, højreklik på fanebladet "hyppige kontakter" og vælg egenskaber.

 

Vil du vende tilbage til en mail senere, kan du markere den mail som ulæst igen med CTRL-R. Er det en intern mail kan afsenderen dog stadig se at du har læst den. Se i øvrigt en oversigt over tastatur genveje. (Findes også i GroupWise hjælp).

Hvis GroupWise programmet er meget længe om at starte, kan det skyldes at du har valgt "arbejdsstation" i stedet for "standard" under installationen. Dette betyder at hele programmet hentes fra netværket hver gang og det går som regel noget langsommere. Du kan tjekke dette ved at vælge menuen hjælp -> Om. Under programversion skal der stå c:\novell\groupwise\groupwise.exe eller lignende. Hvis stien starter med \\kvlserver, Y:\ eller lignende så kan du rette fejlen ved at køre installationen igen og sørge for at vælge "standard" under installationstype.

 

GW Kalenderen - spørgsmål og svar

Jeg er videnskabelig medarbejder og skal derfor sørge for, at min kalender ikke bliver slettet automatisk. Hvordan undgår jeg det?

Gå ind i følgende:

Speciel

ndstillinger

Miljø - Klik på fanen: Oprydning

I midten under: Aftale, opgave, påmindelse, skal "slet og arkiver manuelt" være hakket til.

 

Alle har som standard ret til at læse aftaler i min kalender. Men hvordan kan jeg give enkeltpersoner f.eks. skriverettigheder eller andet til min kalender? 

Gå ind i følgende:

Speciel

Indstillinger

Sikkerhed - Klik på fanen: Fuldmagtsrettigheder

Find navnet (begyndt at skrive det, så slås det os i adressebogen) på den, du vil give fuldmagt og klik på tilføj.

Navnet vil nu ´fremkomme i det nederste billede.

Klik på navnet, så det er markeret.

Herefter kan du definere, hvilke rettigheder vedkommende skal have.

 

Hvordan kommer jeg ind og ser en anden medarbejders kalender?

For at få adgang til en kalender, skal du klikke på "online" til venstre i GroupWise (se fig.)

 

 

Vælg: Fuldmagt. Skriv navnet på den person, hvis kalender du vil ind og se. Tryk ok. Du står nu i vedkommendes GroupWise. Klik på kalenderen, og du kan nu se vedkommendes aftaler. Når du skal tilbage til din egen GroupWise, klikker du igen på linien, hvor der nu står "fuldmagt". Nu står dit navn øverst. Klik på dit navn, og du er nu over i din egen GroupWise igen.

 

Næste gang du klikker på "online" vil navnet på den kalender, du lige har været inde på, stå der i forvejen, og du vælger bare navnet. det er altså kun første gang, du skal over i en anden persons kalender, at du behøver at skrive navnet.

 

Hvordan kommer jeg ind i GW kalenderen?

For at komme ind i din kalender skal du trykke på ikonen "kalender" i mappevinduet. Her kan du vælge forskellige visningsformater ved at klikke på henholdsvis dag, uge, måned eller år.

 

Hvordan lægger jeg en aftale ind i min kalender?

Når du først er inde i din kalender og har valgt det visningsformat, du bedst kan lide, dobbeltklikker du blot på den dag, hvor du vil sætte en aftale ind.

 

En ny boks vil komme frem (Offentliggjort aftale). Her skal du så taste emne, sted, starttidspunkt og varighed af aftalen ind. Tryk på "offentliggør" til slut og aftalen fremkommer nu af din kalender.

 

Hvordan ændrer jeg en aftale?

Dobbeltklik på aftalen. Ret det du vil og tryk dernæst på "offentliggør".

 

Hvordan sletter jeg en aftale?

Klik én gang på aftale (den er nu markeret med en kraftig sort ramme). Tryk dernæst på delete, og aftalen er slettet.

 

Kan jeg flytte en aftale?

ja, det kan du meget nemt. Klik én gang på aftalen, samtidig med du holder museknappen nede, du kan nu flytte/trække aftalen hen til en anden dato.

 

Du kan også dobbeltklikke på aftalen og så herfra ændre datoen, tid og tekst.

 

Kan jeg ændre lay-out på min kalender?

Ja. Hvis du vælger fanen "dag" eller "måned" får du ved at bruge højre museknap muligheder for at ændre lay-out. Du får flere muligheder, hvis du bruger højre museknap på en markeret aftale. Prøv selv.

 

Jeg vil gerne have en papirkopi af min kalender, kan jeg det?

Ja. Når du står i din kalendervil der i værktøjsbjælken være en ikon "UdskKal". Klik på den, og du får nu mulighed for at udskrive kalenderen.

 

Under "Formular" vælger du, hvordan formatet skal se ud. Det er vigtigt, at du under fanen "indhold" hakker af, om der på udskriftet både skal være aftaler, private aftaler, opgaver osv.

 

En anden vigtig ting er startdatoen samt for hvor mange uger, du ønsker kalenderen udskrevet.

 

Jeg har et møde hver mandag på samme tidspunkt hele året (tilbagevendende aftale), er der en nem måde at taste det ind på?

Ja det er der. Du gør følgende:

 

Start med at oprette en offentliggjort aftale (dobbeltklik på en tilfældig dag i ugen).

Klik på fanen "funktioner" og vælg "automatisk dato"

Vælg fanebladet "eksempel"

Under "interval" vælges start og slutdato for den tilbagevendende aftale

Under "måneder" vælges de måneder hvortil aftalen skal gælde

Vælg fanen "dag i måneden" i stedet for "dage i ugen"

Klik på den dag i ugen den tilbagevendende aftale er

Dobbeltklik på en tilfældig dato i datofeltet, så alle datoer bliver valgt

Klik ok

Klik på offentliggør

 

Kan jeg slette en enkelt (eller alle) tilbagevendende aftaler?

Ja. Gå ind i den aftale (eller en af de tilbagevendende aftaler) du ønsker at slette. Tryk på "slet"ikonet til højre. Du bliver nu spurgt om du vil slette denne forekomst eller alle forekomster. Slet det ønskede.

 

Jeg bruger også min kalender til private aftaler, men vil ikke have at andre kan se dem, er det muligt?

Ja. Når du taster aftalen ind i din kalender, skal du blot huske at mærke den som privat. Det gøres ved "marker som privat" under "funktioner". Du kan også efterfølgende markere aftaler som private, ved at markere aftalen ved et musetryk (aftalen markeres nu med en fed sort ramme), tryk dernæst F8.

 

Jeg har modtaget en mail, som jeg gerne vil lave om til en aftale, så den kan lægge sig i min kalender. Kan jeg det?

Ja. Du åbneer først den mail, du ønsker at ændre til en aftale. Gå derefter op i Rediger. Gå ned i Erstat med, vælg Aftale. Udfyld de nødvendige felter. Tryk på knappen "offentliggør". Mailen forsvinder nu fra din indboks, og er i stedet sat ind i kalenderen. Følger der bilag med mailen, vil du stadig kunne se bilagene ved at dobbeltklikke på aftalen i kalenderen.

 

Jeg vil gerne have besked, når man har accepteret (Eller afvist) en aftale, jeg sender til andre. Kan jeg få det?

Ja, du kan få besked, når aftalen åbnes, accepteres eller afvises. Du skal stå i GroupWise. Gå op i Speciel og ned i Indstillinger. Gå ind i Send og klik på fanen "aftaler". nederst kan du vælge, hvilken notifikation du vil have.

 

Problem: Søgning i GroupWise viser ikke alle de resultater/mails/aftaler eksisterer på GroupWise-kontoen   I GroupWise søger du ved at vælge: CTRL f   Der fremkommer et vindue med to faneblade: "Søg" og "Søg ud fra eksempel". Lad os antage du har valgt fanebladet "Søg ud fra eksempel". Under elementtype vælger du, om du leder efter Postmeddelelse, Aftale etc.   I feltnerne Emne og Meddelelsbilag kan du skrive tekst du leder efter. MEN, hvis du leder efter noget hvor du kun med sikkerhed kender en del af ordet (og her kan et ord godt være en blanding af ord, bogstaver og tegn; men UDEN mellemrum) så skal du benytte specialtegn for at lykkes med din søgning.   Tricket er at benytte en stjerne som specialtegn direkte før og/eller direkte efter det du søger på. Altså INGEN mellemrum mellem stjerne og det man ønsker at finde. Eksempler herunder:   *345* hvis du vil finde 123456789 og/eller blabla34567dytbåt technolog* hvis du vil finde  technological og/eller technology *dagsmøde hvis du vil finde fredagsmøde,og/eller torsdagsmøde etc.

 

Send dit yndlings Groupwise trick til LIFE-IT på