Oprydning og pladspolitik

I forbindelse med den nyligt udsendte politik om diskforbrug på postserverne, er her et par tips og svar på hyppigt stillede spørgsmål i den forbindelse.

 

Hvordan kan man slette et stort bilag fra en mail, men beholde resten?

Dette kræver at man installerer et lille værktøj til GroupWise som hedder GWstrip.

 

Dette program findes på V: drevet

 

 

 

Efter installation findes nu (når GroupWise startes næste gang) en ekstra knap som sletter bilaget fra en mail, men beholder resten.

 

 

Hvordan overføres filer som er over den tilladte størrelse i GroupWise?

Den nemmeste metode er at gemme filen på dit personlige område på instituttets webserver, og så sende linket til modtageren. Så kan modtageren selv hente (downloade) filen, derved kommer man ud over størrelsesbegrænsninger på både afsender og modtagers systemer.  

 

Hvordan kan jeg se, hvor meget plads jeg bruger på postserveren?

Når begrænsningerne træder i kraft vil det være muligt at se forneden i GroupWise vinduet, hvor meget man fylder. Se eksempelvis herunder

 

 

Klikker man på bjælken, vil man få vist sine mails sorteret efter størrelse. Her vil der være mulighed for at slette eller arkivere disse mails, samtidigt med at det aktuelle pladsforbrug opdateres. Når man nærmer sig grænsen for, hvor meget man må optage af plads på serveren, vil der komme en advarsel hver gang man sender emails. Overskrides grænsen, kan man ikke sende mails før man fjerner mails til man er tilbage på den rigtige side.

 

 

Hvad er et GroupWise arkiv?

At arkivere mails i GroupWise betyder, at de bliver flyttet til ens egen computers harddisk. Dette betyder, at man ikke kan se disse mails fra webmail eller anden fjernadgang og man skal selv sørge for at lave backup. Mister man sin harddisk mister man også de arkiverede mails. Er det informationer man vil have adgang til hjemmefra, skal man altså ikke arkivere dem. Husk også at lave backup, samt at flytte arkivet med, hvis man skifter PC eller harddisk.

 

GroupWise kan sættes til at arkivere mails automatisk, hvis de er ældre end end en bestemt dato. Se i menuen Speciel -> Indstillinger -> miljø -> oprydning:

 

 

Her kan GroupWise indstilles til automatisk at arkivere eller slette mails der er ældre end et vist antal dage.

 

Uåbnede mails slettes eller arkiveres dog ikke. Ligesom at man skal bruge GroupWise programmet en gang imellem for at funktionen virker.

 

Desuden kan bestemmes om papirkurven automatisk skal tømmes (tøm efter 7 dage er standard).